VenueGrote zaal75%
NuNova Harbourtot 22:30
HiernaThe Quiet Fields23:00
64071% van 900 · om 22:14 klikker
+4/min
LM: Sanne PC: Noor
Het totaaloverzicht voor de centrale post
Zien wat er gebeurt. Vastleggen wat je doet.
Eén plek voor wie tijdens een evenement over de veiligheid gaat: live zien hoe druk het is op elke locatie en hoe druk het wordt, en alles wat er gemeld en besloten wordt vastleggen in één logboek.
LIVE · MUSIC22:14
Kelder92%
NuVelvet Statictot 22:40
HiernaMira Lane23:10
13892% van 150 · om 22:14 klikker
+6/min · vol over ±2 min
LM: Bas PC: Jesse
LOGBOEK
22:12KelderLoopt snel vol, deur op one-in-one-out.open
21:58Grote zaalExtra beveiliger naar de ingang.afgehandeld
Wat is VenueWatch
Het live overzicht van de centrale post.
VenueWatch is software voor de centrale post van festivals en evenementen met meerdere locaties. Tijdens het evenement zie je op één dashboard per locatie hoeveel mensen er zijn, hoe druk het naar verwachting wordt, en welke locaties sneller vollopen dan verwacht. Dat kan een zaal zijn, maar ook een tent, een podium of een plein.
De aantallen komen van de beveiliging bij de ingang. Die telt met de digitale klikker op de telefoon, een app die werkt als de bekende handklikker, of telt gewoon met de hand en geeft de stand door aan de post, die hem invoert. Heb je toegangspoortjes of een digitale teller, dan kan VenueWatch die aantallen ook rechtstreeks overnemen. De verwachting rekent VenueWatch uit met het programma, de capaciteit van elke locatie, en het aantal bezoekers dat een artiest als favoriet heeft opgeslagen.
Zo kan de centrale post bijsturen voordat een locatie vol is: extra beveiliging sturen, de wachtrij op slot zetten of publiek naar een andere locatie verwijzen. Alles wat er gebeurt, komt in een logboek. Na afloop zie je terug wat er speelde, en elk jaar wordt de verwachting beter.
Waar het om draait
Zien hoe druk het is. Vastleggen wat er gebeurt.
Van de centralist in de centrale post en de veiligheidscoördinator tot productie: iedereen kijkt naar hetzelfde beeld, op een groot scherm, de laptop of een ander apparaat.
Live overzicht van alle locaties
Per locatie in één oogopslag hoe druk het is en hoe druk het wordt, binnen en buiten.
- Het aantal bezoekers: live geteld met de digitale klikker, doorgegeven en ingevoerd door de post, of overgenomen van toegangspoortjes of een digitale teller
- De verwachting per optreden, uit de favorieten van bezoekers en de populariteit van de locatie
- Een kleur per locatie, met drempels die je zelf instelt
- Een signaal als een locatie sneller volloopt dan verwacht, met over hoeveel minuten hij vol is
- Het programma per locatie, nu en straks, met de verantwoordelijke aanspreekpunten, zoals de locatiemanager en productie
- Verschillende weergaven, zodat iedereen de view heeft die bij zijn taak past: kaarten, een rustige tabel of alleen wat afwijkt
Logboek van de centrale post
Elke melding vastgelegd, opgevolgd en afgehandeld, met tijd en naam.
- Meldingen invoeren met locatie, categorie, prioriteit en wie het meldde
- Opvolgen, aanpassen en afhandelen; niets wordt overschreven, elke wijziging blijft zichtbaar
- Meldingen op de tijdlijn en bij de locatie, zodat je ziet waar het speelt
- Per dag af te sluiten, daarna kan er niets meer bij of af
- Te exporteren naar Excel en PDF voor de evaluatie
Verder in VenueWatch
Digitale klikker
Tellen bij de ingang
De handklikker van de beveiliging, maar dan als app op de eigen telefoon: tikken bij elke bezoeker die binnenkomt of weggaat. Werkt zonder account, telt door zonder bereik, en meerdere ingangen tellen samen op. Is een locatie vol, dan zet de beveiliger met één tik de toegang dicht en ziet de post dat meteen.
Vooruitkijken
Pieken zien aankomen
Voor het evenement begint al zien welke locaties vol gaan lopen en op welk moment. Een tijdlijn laat zien wanneer het overal tegelijk druk wordt, zodat je de inzet daarop afstemt.
Aandachtspunten
Het draaiboek van het evenement
De veiligheidscoördinator zet vooraf vast wat de post moet weten en doen, en wanneer: van extra beveiliging bij de headliner tot het sluiten van een ingang op een vast tijdstip. Tijdens het evenement komt elk punt op het juiste moment naar voren, en vinkt de post af wat gedaan is.
Veiligheid
Een eigen overzicht voor de veiligheidscoördinator
Met alleen wat aandacht vraagt: de locaties die te druk worden, sneller vollopen of dicht staan, en de punten uit het draaiboek van nu en straks. Zo houdt de veiligheidscoördinator overzicht, ook als die niet in de post zit.
Camera's
Meekijken op drukke plekken
Livebeelden van bijvoorbeeld pleinen en toegangswegen op één scherm, naast het overzicht van de locaties.
Beheer
Ingericht op jouw evenement
In een eigen beheerpaneel stelt de coördinator de vaste gegevens van het evenement in: de capaciteit van elke locatie, bij welk percentage van de capaciteit een locatie als druk of als te vol wordt aangegeven, en wie waar toegang heeft. Verandert er op de dag zelf iets, zoals een zaal die deels dicht gaat, dan past de coördinator het daar aan en rekent alles meteen mee.
Werkwijze
Van voorbereiding tot evaluatie.
Elk evenement krijgt een eigen omgeving, met eigen gegevens en eigen toegang.
01
Inrichten
Het programma, de locaties met hun capaciteit en de favorieten van bezoekers komen op drie manieren binnen: via een koppeling met je eigen systemen, via een import van een bestand, of door ze zelf in te vullen. Zo voeg je ook een extra locatie of een los moment toe.
02
Voorbereiden
De veiligheidscoördinator zet het draaiboek klaar, stelt de grenzen en toegang in en ziet vooraf waar het druk gaat worden. Met dat beeld brief je de centrale post en de beveiliging. Na de briefing kan de beveiliging met de digitale klikker meteen aan de slag.
03
Live op de dag
De centrale post ziet per locatie hoe druk het is en hoe druk het wordt, handelt het draaiboek af en legt elke melding vast in het logboek. Iedereen logt eenvoudig in met een eigen account en ziet precies wat bij zijn of haar rol hoort.
04
Evalueren
Na afloop speel je het evenement terug op de tijdlijn en exporteer je het logboek voor de evaluatie. De werkelijke aantallen maken de verwachting voor de volgende editie beter.
Voor wie
Voor evenementen met meerdere locaties tegelijk.
Stadsfestivals met tientallen zalen, festivals met tenten en podia op een terrein, evenementen verspreid over de stad. Overal waar een centrale post de veiligheid bewaakt, moet weten waar het druk wordt en wil vastleggen wat er gebeurt.
- Voor de centrale post, de veiligheidscoördinator en productie, ieder met een eigen overzicht.
- Van een handvol zalen tot tientallen locaties, binnen en buiten.
- Sluit aan op hoe je nu al werkt: tellen bij de ingang, melden via de portofoon, vastleggen in een logboek.
- De gegevens van elk evenement blijven gescheiden van die van andere evenementen.
Contact
Benieuwd wat VenueWatch voor jouw evenement doet?
Stuur een bericht, dan laten we het je graag zien.